Angebotsanfragen für Reinigungsfirmen

Warum ein gutes Formular Anrufe spart

Wer eine Reinigungsfirma sucht, will zuerst eine Einschätzung: Ist das machbar, ab wann, und in welcher Größenordnung liegt der Preis? Ohne Formular entstehen daraus am Telefon immer dieselben Rückfragen. Wie groß sind die Räume? Welcher Boden liegt? Wie oft soll gereinigt werden? Ein Formular stellt diese Fragen vorab. Die Firma kann ein Angebot vorbereiten oder gezielt zurückrufen, und die Anfragenden müssen nicht mit dem Zollstock durchs Büro, während jemand am Telefon wartet.

Das Formular ersetzt das Telefon nicht. Die Rufnummer bleibt sichtbar, denn manche Kunden wollen lieber sprechen. Es sorgt nur dafür, dass die Anfragen, die eintreffen, brauchbar sind.

Welche Felder gehören hinein

Entscheidend ist, was die Kalkulation ändert. Alles andere lässt sich im Gespräch klären. Bewährt haben sich diese Angaben:

• Objektart als Auswahl: Büro, Praxis, Treppenhaus, Wohnung, Ladenlokal, Halle, Sonstiges
• Art der Leistung: laufende Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Fensterreinigung, Reinigung nach dem Bau
• Fläche in Quadratmetern als Zahlenfeld, mit dem Hinweis, dass eine Schätzung genügt
• Anzahl der Räume, dazu die Sanitär- und Küchenbereiche, weil sie mehr Aufwand machen
• Bodenbelag, auch mehrere zur Auswahl: Teppich, Fliesen, PVC, Parkett, Naturstein. Er bestimmt Geräte und Mittel.
• Intervall: einmalig, wöchentlich, mehrmals pro Woche, täglich
• Zeitfenster: früh vor Arbeitsbeginn, tagsüber, abends, am Wochenende
• Wunschtermin für den Start, auch „so bald wie möglich“ als Antwort
• Besonderheiten: große Glasflächen, Treppen, Schlüsselübergabe, Alarmanlage, Allergien oder gewünschte Reinigungsmittel
• Kontakt: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bei Bedarf die beste Zeit für einen Rückruf

Jedes Feld braucht eine kurze, verständliche Bezeichnung und, wo nötig, ein Beispiel im Feld, etwa „120“ für die Fläche. Ein Preisrahmen als Pflichtfeld schreckt eher ab. Wenn er überhaupt abgefragt wird, dann freiwillig.

Ein Feld „Besichtigung gewünscht“ lohnt sich bei größeren Objekten. Viele Firmen nennen einen verbindlichen Preis erst nach einem Termin vor Ort. Das darf im Formular ruhig stehen, damit niemand ein Festangebot per E-Mail erwartet, das so nicht kommt.

Privatkunden und Gewerbekunden trennen

Die Anfragen unterscheiden sich. Gewerbekunden denken in Leistungsverzeichnis, Vertragslaufzeit und Rechnung an die Firma. Privatkunden fragen eher nach einer einmaligen Reinigung, etwa vor einer Wohnungsübergabe oder nach einem Umbau. Eine Auswahl am Anfang, „Privat“ oder „Gewerbe“, lässt das Formular die passenden Fragen zeigen. Bei Gewerbe reichen zunächst Firmenname und Ansprechperson, die Rechnungsanschrift klärt sich später.

Foto-Upload als Option

Fotos helfen vor allem bei Grundreinigung, Reinigung nach dem Bau und stark verschmutzten Flächen, weil sich der Aufwand damit besser einschätzen lässt. Pflicht sollte der Upload nie sein. Nicht jeder hat gerade ein Foto zur Hand, und wer sucht, bricht dann ab.

Begrenzen Sie Dateityp und Größe, etwa auf JPG und PNG. Sagen Sie im Formular, was erwünscht ist: ein Überblick über den Raum, der Boden, die verschmutzten Stellen. Und weisen Sie darauf hin, dass keine Personen und keine persönlichen Unterlagen auf den Bildern zu sehen sein sollen. Wer keine Fotos hochladen möchte, kann sie später per E-Mail nachreichen.

Kurz halten, besonders auf dem Handy

Formulare werden oft auf dem Handy ausgefüllt, nebenbei und mit einer Hand. Je länger und mühsamer es wirkt, desto eher bleibt es liegen.

• Auswahlfelder und Schaltflächen statt Freitext, wo immer es geht
• Für die Fläche eine Zifferntastatur, für die Rufnummer die Telefontastatur, für die E-Mail-Adresse die passende Tastatur
• Große Schaltflächen mit genug Abstand, Felder untereinander statt nebeneinander
• Wenige Pflichtfelder, etwa Kontakt, Objektart und Fläche, der Rest ist freiwillig
• Bei vielen Feldern zwei Schritte mit sichtbarem Fortschritt
• Fehlermeldungen direkt am Feld und nicht erst oben auf der Seite nach dem Absenden
• Automatisches Ausfüllen des Browsers erlauben, damit Name und Adresse nicht getippt werden müssen

Ein möglicher Aufbau in zwei Schritten: Schritt eins fragt nach dem Objekt, also Art, Leistung, Fläche und Boden. Schritt zwei fragt nach Zeit und Kontakt, also Intervall, Zeitfenster, Start und Rufnummer. Jeder Schritt passt auf einen Bildschirm, ohne langes Scrollen. Am Ende steht eine kurze Zusammenfassung zum Prüfen, bevor die Anfrage rausgeht.

Was nach dem Absenden passiert

Nach dem Klick sollte sofort klar sein, dass die Anfrage angekommen ist. Eine Bestätigung auf der Seite gehört dazu, eine E-Mail mit Kopie der Angaben ist besser: Kunden können später nachsehen, was sie geschrieben haben, und merken, falls etwas falsch angekommen ist. Nennen Sie in beiden Fällen den nächsten Schritt, zum Beispiel Rückruf oder Besichtigung, und einen Zeitraum, der sich einhalten lässt. Eine Zusage wie „Antwort innerhalb eines Werktags“ sollte nur dort stehen, wo sie auch erfüllt wird.

Fehlt eine Angabe, fragt die Firma gezielt nach, statt das Formular um weitere Pflichtfelder zu verlängern. Zwei kurze Rückfragen sind für Kunden angenehmer als zehn zusätzliche Felder vorab.

Hinter dem Formular braucht es einen Ablauf: Wer liest die Anfragen, in welchem Postfach landen sie, wer antwortet? Eine Anfrage, die tagelang unbeantwortet liegt, ist schlechter als gar kein Formular. Ein Test vor dem Start gehört dazu: einmal ausfüllen, absenden und prüfen, ob die Anfrage vollständig beim richtigen Empfänger ankommt.

Datenschutz bei Formularen

Mit einem Formular verarbeitet die Firma personenbezogene Daten. Daraus ergeben sich einige Grundregeln:

• Nur Daten abfragen, die für das Angebot nötig sind. Geburtsdatum oder Beruf gehören nicht dazu.
• Direkt am Formular einen kurzen Datenschutzhinweis mit Link zur Datenschutzerklärung: wofür die Daten genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben.
• Keine Newsletter-Anmeldung, die an die Anfrage gekoppelt ist, und keine bereits gesetzten Häkchen.
• Verschlüsselte Übertragung über https und Zugriff auf die Anfragen nur für die Personen, die sie bearbeiten.
• Spam-Schutz möglichst ohne Fremddienste, etwa mit einem versteckten Feld. Wer einen externen Dienst einsetzt, nennt ihn in der Datenschutzerklärung und prüft, ob dafür nach § 25 TDDDG eine Einwilligung nötig ist.
• Löschfristen festlegen: Anfragen, aus denen kein Auftrag wurde, nach angemessener Zeit löschen.

Hochgeladene Fotos sind ebenfalls personenbezogene Daten, sobald Menschen oder persönliche Gegenstände darauf zu sehen sind. Das ist ein weiterer Grund für den Hinweis am Upload-Feld. Die Datenschutzerklärung der Website nennt das Formular ausdrücklich: welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, wer sie erhält und wann sie gelöscht werden. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

Wie Bemuar Websites für Reinigungsfirmen mit Anfrageformular aufbaut, steht auf der Seite Website für Reinigungsfirmen.